Competenze
L'Ufficio Segreteria, Organi Istituzionali, Contratti, Protocollo, Archivio e Notifiche svolge un ruolo fondamentale nel supporto amministrativo agli organi di governo dell'Ente e nella gestione della documentazione ufficiale. Le sue principali competenze includono:
Segreteria e Organi Istituzionali
- Supporto agli organi di governo: assiste il Sindaco, la Giunta e il Consiglio Comunale nelle attività istituzionali, curando la predisposizione di atti, convocazioni e verbali.
- Gestione delle delibere e determinazioni: cura l’iter amministrativo di delibere di Giunta e Consiglio, nonché delle determinazioni dirigenziali, assicurandone la corretta pubblicazione e archiviazione.
- Coordinamento delle sedute del Consiglio e della Giunta: organizza le riunioni, predispone l'ordine del giorno e redige i verbali delle sedute.
Contratti
- Redazione e stipula contratti: predispone e gestisce gli atti contrattuali del Comune, garantendo la conformità alle normative vigenti.
- Rogito e autenticazione: cura la stipula degli atti in forma pubblica amministrativa, ove necessario, e assiste nelle procedure di autenticazione.
- Gestione delle gare e affidamenti: collabora con gli uffici competenti per la formalizzazione di appalti, convenzioni e concessioni.
Protocollo e Archivio
- Gestione del protocollo informatico: registra, classifica e smista la corrispondenza in entrata e in uscita, garantendo la tracciabilità dei documenti.
- Conservazione e accesso agli atti: cura la gestione dell’archivio corrente e di deposito, assicurando l’accessibilità ai documenti e il rispetto della normativa sulla trasparenza e sulla privacy.
- Digitalizzazione e gestione documentale: promuove l’uso di strumenti digitali per migliorare l’efficienza della gestione documentale e ridurre l’uso della carta.
Notifiche
- Esecuzione delle notifiche: provvede alla consegna ufficiale di atti amministrativi e giudiziari, garantendo il rispetto delle procedure previste dalla legge.
- Coordinamento con altri enti: collabora con le autorità competenti per la trasmissione di atti ad altri enti e istituzioni.
L'ufficio opera come punto di riferimento per l'intera amministrazione comunale, garantendo il corretto funzionamento degli organi istituzionali, la gestione trasparente della documentazione e l'efficacia delle comunicazioni ufficiali.